Ruutuvihkosta osallistavaan kirjaamiseen

Osallistava kirjaaminen lastensuojelun käytännössä

Kirjoituksemme perustuu käytännön kokemuksiimme sosiaalityöntekijänä lastensuojelussa, sijoituksen aikaisessa perhehoidossa. Toteutimme blogitekstimme sisällön muistelemalla työhistoriaamme ja kokemuksiamme osallistavasta kirjaamisesta.

Kuva: Pixabay

Aika ennen osallistavaa kirjaamista

Työ lastensuojelussa oli ja on yhä kiireistä ja erittäin aikataulutettua. Asiakastapaamisissa, ja varsinkin asiakassuunnitelmapalavereissa, kirjoitettiin usein muistiinpanot käsin ja vasta myöhemmin ne kirjattiin koneelle. Työntekijällä oli harvoin aikaa kirjaamiseen heti palaverien jälkeen. Kirjaamiset saattoivat myöhästyä jopa viikkoja, ennen kuin palaverissa sovitut asiat kirjattiin työpaikan tietojärjestelmään. Vaikka palaverissa olisi tehnyt hyvät muistiinpanot, oli silti haasteellista muistaa tai ymmärtää niitä pitkän ajan jälkeen.

Asiakassuunnitelma ei edistä asiakkaan etua, jos asiakas saa sen vasta viikkoja itse suunnittelun jälkeen. Yhteistoimintaa edistäisi se, että asiakas ja muut asianomaiset voivat tarkistaa tarvittaessa suunnitelmasta, tai muusta dokumentista, mitä on yhdessä sovittu.

Myöskään se, että työntekijä kirjaa omien muistiinpanojensa mukaisesti ja omia sanavalintojaan käyttäen, ei edesauta asiakkaan edun toteutumista. Suunnitelma ei ole välttämättä identtinen asiakkaan oman muistikuvan kanssa tai teksti ei ole ymmärrettävä. Asiakkaan on myös – ja ihan ymmärrettävästi – haastavaa sitoutua toisen ihmisen tekemään suunnitelmaan.

Näitä edellä mainittuja ongelmakohtia vältetään, jos lastensuojelun sosiaalityössä voidaan toteuttaa osallistavaa yhteiskirjaamista, jossa kaikki sovitut asiat kirjataan yhdessä tietokoneelle. Näin kirjatut dokumentit tukevat asiakkaan prosessia.  Esimerkiksi vanhemman ja lapsen yhteydenpitoa koskevissa asioissa väärinymmärrykset tapaamisissa vähenevät, kun kaikilla asianomaisilla on sovitut tiedot itsellään heti sopimisen jälkeen.

Sanat ovat valtaa

Dokumentoinnissa on aina tärkeää, etteivät sanavalinnat loukkaa asiakasta. Yhtä tärkeää on, että sanavalinnat ovat ymmärrettäviä. Aikoinaan käytettiin paljon lyhenteitä, jolloin jopa päätösten sisältö saattoi jäädä asiakkaalle epäselväksi.  Sananvalinnat ovat myös monella muulla tavalla tärkeitä. Sosiaalialalla käytössä oleva rakenteinen tai määrämuotoinen kirjaaminen tukee työn tekemistä ja antaa kirjaamiselle raamit. Kirjattu sisältö jossa käytetään asiakkaan omia sanavalintoja tekee suunnitelmasta hänelle ymmärrettävämmän. Kun osallistava dokumentointi tapahtuu asiakkaan sanoilla, siitä voidaan käyttää myös yhteiskirjaamisen nimitystä. Asiakastyön kirjaaminen yhdessä voi olla osallistavaa, koska sen avulla voidaan ottaa vaikeatkin teemat puheeksi. Tämä lisää niin lapsien kuin vanhempienkin osallisuutta.

Käytännössä yhdessä kirjaamista voi toteuttaa monella eri tapaa. Yksi vaihtoehto on heijastaa tekstiä seinälle samalla kun työntekijä kirjoittaa sitä tietokoneella. Kaikki palaverissa läsnä olevat näkevät reaaliaikaisesti tekstin ja pystyvät heti huomaamaan mahdolliset asiavirheet. Toinen vaihtoehto on, että palaverin lopuksi työntekijä lukee kirjaamansa, ja asiakkaalla on mahdollisuus kommentoida tekstiä ennen hyväksymistään. Tämän jälkeen työntekijä tulostaa dokumentin asiakkaalle ja asiakas saa sen heti mukaansa. Suunnitelmasta on tullut asiakkaan suunnitelma, ja kaikki palaverissa mukana olleet ovat enemmän samassa ymmärryksessä kuin aikaisemmin.

Työntekijällä täytyy olla sopivat työkalut käytössään, jotta hän voi toteuttaa osallistavaa yhteiskirjaamista. Näin etenkin silloin, kun tapaamiset eivät ole toimistolla vaan asiakkaan kotona. Työntekijällä oltava käytössään kannettava tietokone tai vähintäänkin mobiilikirjaamisen mahdollisuus puhelimella, unohtamatta tietosuojattua turvallista verkkoyhteyttä.

Asiakas ja työntekijä voivat yhdessä muokata dokumenttia sellaiseksi, että kaikki ymmärtävät sen samalla tavalla. Yhdessä dokumentoiminen toimii myös interventiona, sillä asiakas sanottaa itse omaa elämäänsä.

Osallistavan kirjaamisen hyödyt

Työntekijää ajatellen osallistava kirjaaminen säästää työaikaa, kun samanaikaisesti suunnitellaan ja kirjataan. Toisaalta työntekijän yhtäaikainen sihteerinä ja puheenjohtajana toimiminen vaativat keskittymistä, ja tämän kaltaisia palavereja ei jaksa montaa päivässä.

Lapsen asiakas- ja hoitosuunnitelmissa ovat usein läsnä vanhemmat, lapset, lapsen hoitajat ja ehkä muita ammattilaisia, ja tavoitteena on saada kaikkien ääni kuuluville. Kokoontumisen suurin hyöty on yhteisen ymmärryksen kasvussa ja tätä kautta yhteistyön luomisessa. Osallistavaa kirjaamista voi, ja tulisikin toteuttaa kaikessa työskentelyssä vanhempien ja nuorten kanssa. On kuitenkin huomioitava, että aito vuorovaikutus vaatii luottamusta , ja kohtaamiseen tarvitaan turvallisuuden tunnetta ja tietoa mahdollisuuksista. Varsinkin nuorten kohdalla tuki ennen palaveria on tärkeää, jotta nuori uskaltaa sanoittaa omia toiveitaan. Monesti palavereissa asianomaisilla on ristiriitaisia toiveita, ja silloinkin työntekijän tuki auttaa nuorta ja tukee osallisuutta.

Kuva: Pixabay

Yhdessä kirjaaminen lisää luottamusta ja sosiaalityön läpinäkyvyyttä. Tärkeää on muistaa, ettei työntekijän tule ”piiloutua” koneensa taakse. Välillä on hyvä olla tapaamisia ilman tekniikkaa. Varsinkin pienten lasten kohdalla on tarpeen pohtia, mikä on paras tapa kommunikoida. Joskus asiakas epäilee, että hänestä ja hänen elämäntilanteestaan on olemassa ”salaiset” muistiinpanot, tai että hänen tietonsa ovat kaikkien saatavilla. Tämänkaltaiset epäilykset voivat olla esteenä luottamukselliselle yhteistyölle. Tästä syystä työntekijän tuleekin aina kertoa asiakkaalle miksi, mitä ja mihin kirjataan.

Mielestämme osallistava kirjaaminen sopii erinomaisesti palavereihin ja asiakassuunnitelmien tekemiseen lastensuojelussa. Etenkin, kun työntekijällä on vahvat vuorovaikutus-, tekniset- ja kirjoittamisen taidot sekä tahto toimia asiakasta vahvistavasti.

Terveiset opiskelijoille

Työskentelyn vaatima “multitaskaaminen” vaatii totuttelua ja se on raskasta. Työskentelyä edesauttaa, jos osaa ainakin noin 8-sormijärjestelmän käytön. Tällöin pystyy myös katsekontaktiin läsnäolijoiden kanssa.

Tekniikan mukana olo keskustelussa voi tuntua aluksi hiukan luonnottomalta. Toisaalta nykyään suurin osa ihmisistä on kaiken aikaa puhelin kädessään, joten siitä on tullut jokapäiväistä.

Asiakastyön dokumentit ovat tärkeä osa sosiaalityötä. Pelkkä asiakastyön peruskirjaaminen ei enää riitä, sillä sosiaalialan eri asiakasryhmät vaativat kirjaamiselta eri asioita. Lastensuojelussa dokumentointi on asioista sopimista asianomaisten verkoston kanssa, tiedon siirtoa tämän hetken ja tulevien työntekijöiden välillä, tiedonvälitystä mahdollisesti hallinto-oikeuteen ja jopa kuvausta lapsen historiasta, johon hän voi aikuisiällä perehtyä.

Sosionomiopiskelijat harjoittelevat opinnoissaan kirjaamista. Yleinen tunnepurkaus osallistavan kirjaamisharjoituksen jälkeen on usein: ”Onpa tämä vaikeaa, mutta opettavaista”. Opiskelijat huomaavat, että vuorovaikutus kärsii, kun kirjoittaa samaan aikaan. Tai sitten kirjoittamisesta ei tule mitään, kun kuuntelee asiakasta. Osallistava kirjaaminen ei ole helppoa, mutta sen hyödyt menevät haasteiden edelle. Asiakastyökokemus kerryttää dokumentoinnin osaamista, ja se vaatii aikansa. Kokemusta osallistavasta yhteiskirjaamisesta on tärkeää saada jo opiskelun aikana. Esimerkiksi tunneilla harjoitellessa toisen opiskelijan kanssa, ja käytännön harjoittelussa oikeissa asiakastilanteissa työpaikan lähiohjaajan kanssa.

Osallistava kirjaaminen ei ole ehkä vielä tarkalleen muotoutunut toimintatapa, vaan tarkoittaa eri yhteyksissä ja eri ihmisille eri asioita. Esimerkiksi kirjoittamista voisi tarjota myös asiakkaan itsensä tehtäväksi. Onkin mielenkiintoista, mihin suuntaan osallistavaa dokumentointia ja yhteiskirjaamista kehitetään. Yhteiskirjaaminen luo asiakastyöhön läpinäkyvyyttä, ja lisää asiakkaan luottamusta sekä työntekijään että palvelujärjestelmään.

Mira Schroderus
Oamk, lehtori
Osaamista sijaishuoltoon -hankkeen Oamkin hankevastaava


Päivi Tervasoff
Oamk, lehtori
Osaamista sijaishuoltoon -hankkeen Oamkin asiantuntija

Jaa: